Cómo compartir con más de 100 personas archivos de Google Drive

Por norma general cuando compartimos una archivo con Google Drive lo hacemos con unas determinadas personas. Generalmente añadimos la dirección de correo electrónico de estas para que puedan ver la información que les estamos enviando. Otra es eliminar las restricciones a la hora de compartir para que los archivos lleguen a un máximo de 100 personas. Pero si quieres de un número más elevado accede a estos tienes otra opción que a continuación te contamos.

Hacer públicos tus archivos

La forma que tenemos para que un gran número de personas tengan acceso a un documentos, presentación o hoja de calcula es haciendo públicos nuestros documentos. Cuando publicamos un documento, tenemos la opción de enviarlos a través de una URL, insertarla en un sitio web o enviarlo a cualquier usuario.

• Publicar un archivo es muy fácil, abre el archivo que quieras compartir, accede al menú “Archivo” en la parte superior de la ventana.
• Y a continuación pulsa en “Compartir de la web”
• Entre las opciones de configuración puedes seleccionar por ejemplo si se trata de una hoja de cálculo, cuál de las hojas quieres compartir y el formato de publicación.
• Si se trata de una presentación, se puede elegir la velocidad a la que quieres que avancen las diapositivas.
• Una vez hemos configurado todas las opciones, pulsa sobre "publicar".
• De este modo puedes copiar la URL y enviarla a quien quieras o incluso hacerla pública insertándola en una página web.

Pero antes de publicar un gráfico en una página web, debemos tener en cuenta que además de este, también se hacen públicos los datos a partir de cuando se creó el gráfico, sobre todo por el carácter de los datos. Además todos los datos que cambies o actualices en el archivo original pasados unos minutos también se actualizarán de forma automática.

• Del mismo modo que lo publicamos también podemos dejar de publicar el archivo y que todos lo usuarios que han accedido a este dejen de tener acceso, para ello,
• Abre de nuevo el archivo y al igual que hicimos para publicarlo, accede al menú archivo en la parte superior de la ventana.
• Y selecciona de nuevo “Publicar en la Web”
• A continuación, accede a “contenido publicado y configuración”
• Y por último, selecciona “detener publicación”

Aunque de forma predeterminada los archivos publicados se actualizan automáticamente, también puedes desactivar las actualizaciones automáticas desactivando “volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios”. Cuando envías la URL de un archivo compartido a otros usuarios, no tendrán la misma visión de este que nosotros, sino que dependiendo del tipo de archivo que se trate se verá de la siguiente manera; Las presentaciones sólo se ven a modo de presentación en modo pantalla completa y no permite ningún tipo de modificación. Los documentos se acercan mucho a la vista original, pero sin la barra de herramientas. Mientras que las hojas de cálculo, al igual que los documentos se muestran sin barra de herramientas, los gráficos, el formato y demás de los valores de las celdas, pero no tienen permiso de edición por lo que no tienen acceso a las fórmulas.