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HAZLO SIN RIESGOS
Siempre es necesario extremar la precaución cuando compartimos contenidos, y en el caso de Google Drive no hay excepción. Y es necesario seguir ciertas pautas para que esos contenidos lleguen de forma segura.
Cada vez es más habitual usar servicios de almacenamiento para guardar y hacer copia de seguridad de todas nuestras cosas. Uno de los más populares es el Google Drive, desde donde podemos compartir con otros usuarios cualquier cosa que tenemos almacenada aquí. Pero no debemos confiarnos y tener mucho cuidado con qué, con quién y de qué forma compartir nuestros documentos. A continuación, te damos algunos consejos para evitar cualquier problema.
Ya sea a nivel personal o profesional, Google Drive se ha convertido en una solución tanto para guardar como para compartir archivos con otros usuarios. Pero no hacerlo de la forma correcta, nos puede acarrear una serie de inconvenientes y problemas, que podemos evitar siguiendo unas sencillas recomendaciones. Dar acceso a nuestros archivos a través de Drive sobre todo si lo hacemos de forma profesional, puede poner en peligro a nuestra organización, ya que dependiendo de la forma en que demos acceso a estos, puede que sin querer estamos dejando entrar malware, pueden robarnos información o borrarla, por lo que debemos estar muy atentos.
Antes de compartir los archivos es importante comprobar que tipo de permiso vamos a otorgar, para garantizar la seguridad es recomendable otorgar el nivel más bajo de privilegio, de ahí que tengamos que escoger entre “editar, Comentar” o “Ver sólo", es este último es el que debemos usar. También es importante valorar el tipo de información que vamos a compartir, por lo que si se trata de una información sensible no podemos hacerla pública. Por lo que, sí nos queda otro remedio que compartir nuestros documentos lo mejor es hacerlo de forma nominal indicando la dirección de correo del usuario que va te tener acceso, de este modo nadie más podrá acceder al archivo.
Si son varios usuarios con los que necesitamos compartir contenido de nuestro Drive, la forma más segura de hacerlo es creando grupos. Donde podemos añadir y quitar miembros según nuestra conveniencia, de este modo es más sencillo administrar los permisos. Estos grupos estarán formados por usuarios nominales a través de sus correos electrónicos. Para mantener a salvo la información, es recomendable eliminar todos aquellos archivos que hayamos compartido y que ya no sean necesarios de este modo se revocarán automáticamente los permisos de acceso de los usuarios con los que lo compartimos. Pero no solo su ubicación, también debemos eliminarlo de la papelera.
Sobre todo, debemos extremar la seguridad cuando se trata de datos financieros, por lo que no está de más de vez en cuando tomarnos un tiempo para revisar los documentos que hemos compartido y los permisos que hemos otorgado. Y sobre todo si no son necesarios revocarlos. De esta manera nos aseguramos que no acceda nadie si no es estrictamente necesario. Debemos recordar y hacer hincapié en la importancia de la seguridad digital, ya que protegernos debidamente evita robos, eliminación de información y sobre todo la infección de nuestros sistemas con virus y malware.