Diez cosas que podrás hacer sin salir del correo ahora que Gmail tiene extensiones

Aunque algunos se empeñan en vaticinar su muerte cada vez que tiene éxito una aplicación de mensajería o alguna plataforma como Slack, lo cierto es que el email sigue siendo el centro neurálgico de la actividad productiva frente al ordenador o los dispositivos móviles. Es la herramienta de trabajo esencial de la que parte casi todo: recibimos un correo del jefe, un compañero o un cliente y, a partir de ahí, nos dirigimos a otra aplicación para llevar a cabo la tarea que nos haya tocado completar.

Imagina que pudieras realizar infinidad de esas labores desde la propia interfaz de Gmail, tanto en el navegador de tu PC como en Android, sin acceder a otra página o aplicación. E imagina que la opción se te presentara, además, de forma inteligente, en base al contexto del correo que has recibido, y permitiéndote emplear la información del propio mensaje (asunto, cuerpo, contactos…) sin tener que andar copiando y pegando. Ahora deja de imaginar y corre a probar los nuevos 'Add-ons', una funcionalidad que muchos esperaban con impaciencia desde que se supo que estaba en camino.

Emitir facturas sin salir de tu bandeja de entrada, firmar contratos, gestionar las candidaturas de un proceso de selección, añadir tareas a tu lista de cosas por hacer o incluso llamar y mandar o recibir mensajes SMS sin cambiar de pestaña son solo algunas de las cosas que podrás hacer sin moverte de Gmail gracias a los complementos que acaba de estrenar la herramienta de Google.

Para activarlos, solo tienes que pulsar en el icono de la rueda dentada y después en 'Descargar complementos'. De inmediato se mostrarán las extensiones que ya puedes instalar, y sólo tendrás que hacerlo una vez para tenerlas disponibles tanto en la versión de escritorio como en Android.

Trello

Es una de las aplicaciones para crear y asignar tareas dentro de un equipo más populares del momento. Gracias a su 'Add-on' para Gmail, podrás convertir cualquier correo en una tarjeta de Trello, aprovechando el asunto como titular y el cuerpo del mensaje como descripción, y guardarla en la columna que elijas del tablero que decidas. Sólo una pega: no podrás seleccionar la posición de esa nueva 'card' en la columna, así que aparecerá siempre la última.

Asana

Uno de los más fuertes competidores de Trello. Con su complemento, también podrás crear tareas desde Gmail, asignarlas a cualquiera de los miembros de tu equipo y hasta colocarles una fecha de entrega o incluir adjuntos sin salir de tu bandeja de entrada. También funciona en sentido inverso: desde Gmail podrás buscar y referenciar cualquier tarea de Asana sin cambiar de pestaña.

Wrike

La tercera en discordia junto a Asana y Trello. Con Wrike no sólo podrás convertir los correos en tareas o editarlas en base a las actualizaciones que hayas recibido en forma de mensajes, sino que además podrás enviar y recibir comentarios sin salir de la herramienta de email.

Smartsheet

Un indispensable en el arsenal de cualquier ‘project manager’ por su estructura similar a la de una hoja de cálculo de Excel y la versatilidad que ofrece cuando se trata de hacer el seguimiento a las distintas fases de un proyecto. Con el 'Add-on' para Gmail podrás añadir correos y adjuntos a una fila nueva o preexistente de la hoja que tú elijas o, entre otras cosas, importar contactos de forma rápida y sencilla.

Dialpad

Para el que nunca la haya utilizado, es una especie de Skype que se integra en las herramientas de Google y funciona en la nube, sin que tengas que descargar ningún programa. Ahora, gracias al complemento de Gmail, permitirá hacer llamadas y enviar SMS sin salir del correo para que puedas, por ejemplo, contestar a un email de forma más rápida y eficiente con un telefonazo. Y sin abrir ninguna otra web o aplicación ni levantar un auricular.

RingCentral

Se trata de la competencia de DialPad, aunque en este caso sí necesitas tener el software instalado en tu móvil u ordenador para hacer llamadas. Entre sus ventajas, permite ver el estado de conexión de los contactos (si la persona que te acaba de mandar un correo está disponible para que la llames, por ejemplo) o el historial de conversaciones que has mantenido con el remitente o el destinatario de tus emails. Una información contextual de lo más útil si te comunicas con un montón de gente a diario.

Streak

El trabajo de un comercial o cualquier miembro del equipo de ventas es más complicado de lo que parece. Porque conseguir que alguien adquiera un producto o servicio no es labor de un día; suele requerir un buen puñado de conversaciones previas y un seguimiento exhaustivo antes de que se decida a pasar por caja. Los CRM ayudan a mantener un registro de todas esas interacciones, antes y después de que el contacto se convierta en cliente. Gracias al complemento de Streak, todas esas tareas que antes se hacían en otra pestaña se pueden ahora completar sin salir de la interfaz de Gmail.

Prosperworks

Otro CRM que ofrece funcionalidades semejantes a través de su 'Add-on'. Podrás consultar el historial de contactos que has mantenido con un potencial cliente o, entre otras cosas, guardar detalles sobre las conversaciones que podrían resultar interesantes de cara al futuro, todo ello sin moverte de la bandeja de entrada.

Hire

Controlar todos los aspectos de un proceso de selección de personal desde Gmail también es posible gracias a la extensión de Hire, que te permitirá añadir candidatos, consultar o editar su información (no solo datos, sino también fechas de entrevistas realizadas o pendientes, correos que habéis intercambiado previamente…) o almacenar sus currículums en la plataforma sin salir del correo electrónico.

Intuit QuickBooks Invoicing

Este interesante 'Add-on' permite no sólo crear facturas y mandarlas sin salir de Gmail (con tu logo, tus datos y otros detalles personalizables), sino que además te da la opción de ofrecer formas de pago online (con tarjeta, mediante transferencia…) al destinatario y de monitorizar la situación del pago (si te ha llegado ya el dinero), de forma que todo el proceso de facturación y cobro se puede completar sin que hayas tenido que salir de tu bandeja de entrada. Además, no tienes que contratar una cuenta ‘premium’ de QuickBooks para utilizarlo, así que cualquiera puede aprovechar este interesante y útil complemento.

‘Bonus track’ - DocuSign (en camino)

Aunque todavía no se encuentra disponible, Google ya ha anunciado que este complemento está al caer y nos permitirá firmar contratos, acuerdos y otros documentos sin cambiar de pestaña.

Entre unas cosas y otras, la enorme mayoría de las funciones que desempeñas a diario en tu trabajo quedarán cubiertas con estos y otros complementos de Gmail que están por llegar (¿Dropbox? ¿Evernote? ¿IFTTT? ¿Telegram? ¿SurveyMonkey?), de forma que el correo electrónico será, si cabe aún más, el centro neurálgico de tu jornada laboral. A este paso no tendrás que usar ninguna otra herramienta. ¿No sería eso fantástico?