El email es una ruina: el 25% de gastos de una empresa se va en consultar el correo

¿Sabías que aproximadamente un 25% de los costes laborales se malgastan en una mala gestión del correo electrónico por parte de sus empleados y directivos? Uno de cada cuatro euros invertidos por la empresa se van directamente a abrir y cerrar emails.

Y es que, según la plataforma Noysi, el correo electrónico cuesta al año miles de millones de euros a las empresas, inmersas en procesos ineficientes de gestión de sus comunicaciones.

Hagamos algunas cuentas. Con una media de 90 segundos por email, y estableciendo un promedio de 80 comunicaciones vía correo electrónico por día, tanto internas como externas, nos da una valor total de 7.200 segundos diarios. Traducido: 2 horas de la jornada laboral dedicadas a un proceso tan poco productivo como abrir y cerrar correos electrónicos, con el consiguiente tiempo de desconexión y margen para volver a concentrarse en la tarea que estaba ejecutando.

Y todo ello, además, sin incluir en el cálculo el tiempo que tardamos en escribir un email o la preparación de los documentos anexos, más si va en copia algún jefe o cliente.

Trasladado a costes totales para una empresa tipo de 50 empleados puede suponer más de 360.000 euros al año, calculado para un salario medio por trabajador de 20.000 euros brutos anuales y un gasto adicional del 45% en infraestructuras, impuestos...

Todo esto sin destacar que, en el caso de los directivos, ocho de cada diez correos electrónicos recibidos lo son por el efecto 'poner en copia', sólo para que estén al tanto, y su coste marginal para la empresa es mucho mayor.

Cinco consejos para ser más productivos

1.- No envíes email, comparte la información. El mero gesto de acceder a un gestor de correo electrónico y abrir cada uno de los mensajes enviados, especialmente si forman parte de una cadena, supone un gasto ingente en horas a lo largo del año (una media de 6,5 jornadas laborales de 8 horas cada una).

Adoptar herramientas para mostrar la información a través de un chat de empresa reduce sensiblemente el tiempo malgastado, además de evitar tener que abrir cada respuesta a una cadena de emails.

2.- Trabaja de forma colaborativa, pero asume tu responsabilidad. El uso de correo electrónico se suele asociar a un mal endémico de muchas empresas: “Necesito que vean lo que hago”. Asumir una actitud colaborativa, donde se trabaja por un fin común facilita la integración del empleado basada en la participación, no en la 'representación de roles'.

3.- Gestiona las comunicaciones. El 'en cualquier momento y en cualquier lugar' es uno de los errores más comunes a la hora de gestionar el correo electrónico). Fijar ventanas de desconexión, ya sea para el email o cualquier otra actividad, genera efectos muy beneficiosos, como periodos de mayor concentración muy productivos sin tener que estar reenganchando cada vez que se atiende a la entrada de un email.

4.- Organiza en categorías de contenidos. El email se ha convertido en un gran cajón de sastre o contenedor de contenidos. Gestionar las comunicaciones en esos macrocontenedores facilita el acceso más rápido a la información, así como a cruzar ideas que de otro modo formarían parte de cadenas de emails que no puedes conectar sin recurrir al fatídico 'reenviar y responder entre líneas'.

5.- Repositorio central de archivos. Los correos con adjuntos multiplican el tiempo invertido en su gestión, pues además suponen su almacenamiento individual. Crear un espacio central para acceder a ellos, con las pertinentes limitaciones de acceso en función de la privacidad fijada para uno, ayuda a encontrarlos antes y estar al tanto de las versiones finales.