Cinco trucos para Documentos de Google con los que le sacarás el máximo partido

Documentos de Google se ha convertido en una de las mejores alternativas a Microsoft Word, y si conoces los mejores trucos para Google Docs, podrás sacarle mucho más partido del que te imaginas.

Y es que la herramienta de Google esconde opciones que te harán la vida más fácil, por lo que no te pierdas estos cinco trucos para Documentos de Google que te ayudarán a aprovechar mucho mejor todo lo que ofrece la plataforma.

Utiliza Buscar y reemplazar para corregir palabras de golpe

La herramienta Buscar y reemplazar es imprescindible cuando estás trabajando con documentos largos. Por ejemplo, si has escrito varias veces el nombre de una empresa de forma incorrecta o que necesitas sustituir una palabra que aparece decenas de veces. En lugar de revisar todo el texto manualmente, puedes cambiarla en cuestión de segundos.

Para utilizarla desde el ordenador, abre el menú Editar y pulsa en Buscar y reemplazar. También puedes acceder directamente mediante la combinación de teclas Ctrl + H en Windows o Comando + Mayúsculas + H en macOS.

En el campo Buscar debes introducir la palabra o expresión que quieres localizar. A continuación, escribe el nuevo texto en el apartado Reemplazar por. Puedes revisar cada coincidencia de manera individual o pulsar en Reemplazar todos para modificar todas las apariciones al mismo tiempo.

Trabaja sin conexión cuando no tengas Internet

Aunque Documentos de Google funciona principalmente desde la nube, también puedes seguir escribiendo si pierdes la conexión, por ejemplo si vas a viajar, trabajar desde un tren o utilizar el ordenador en un lugar donde la cobertura no sea estable.

Para activar esta posibilidad desde un ordenador necesitas utilizar Google Chrome o Microsoft Edge, instalar la extensión Documentos de Google sin conexión y asegurarte de que no estás navegando en modo privado o de incógnito. Después, puedes entrar en la configuración de Google Drive y activar el acceso sin conexión.

También puedes preparar un archivo concreto. Abre el documento cuando todavía tengas Internet, pulsa en Archivo y selecciona Activar acceso sin conexión. Google guardará una copia en el dispositivo y podrás editarla aunque la conexión desaparezca. Cuando vuelvas a tener acceso a Internet, los cambios se sincronizarán automáticamente.

Recupera cualquier texto con el historial de versiones

Pôr si no lo sabías, Documentos de Google guarda automáticamente los cambios. Así que tienes una red de seguridad para evitar perder el trabajo por cerrar una pestaña accidentalmente, ya que permite volver a una versión anterior del archivo.

Para consultar los cambios, entra en Archivo, pulsa en Historial de versiones y selecciona Ver historial de versiones. En la parte derecha aparecerán las distintas copias que Google ha ido guardando, junto con la fecha y la persona que realizó cada modificación.

Desde ahí puedes revisar el contenido anterior y restaurar una versión completa. También es posible poner nombre a determinadas versiones, por lo que no te faltarán opciones.

Escribe más rápido utilizando el dictado por voz

Si tienes que preparar un texto largo o simplemente quieres descansar las manos durante unos minutos, puedes utilizar la función de escritura por voz. Documentos de Google transcribirá lo que dices a través del micrófono del ordenador.

Para activarla, abre el menú Herramientas y pulsa en Escritura por voz. Aparecerá un icono con forma de micrófono en el lateral del documento. Selecciona el idioma, pulsa sobre el micrófono y comienza a hablar con claridad.

Además de escribir palabras, puedes dictar signos de puntuación y utilizar determinados comandos para editar el documento. Y no te preocupe que, si la herramienta comete algún error, puedes corregirlo manualmente sin necesidad de desactivar el micrófono.

Encuentra cualquier función sin recorrer todos los menús

Por último, Google Docs también incorpora un buscador de herramientas que evita tener que recordar dónde se encuentra cada opción. El buscador aparece en la parte superior de la interfaz y también puedes abrirlo desde Ayuda y Buscar en los menús. En Windows y ChromeOS puedes acceder mediante Alt + /, mientras que en macOS debes pulsar Opción + /.

Solo tienes que escribir el nombre de la función que necesitas. Documentos de Google mostrará las herramientas relacionadas y también puede sugerir acciones recientes o habituales. De esta manera, puedes activar opciones como Buscar y reemplazar sin tener que recorrer cada apartado del menú.